system do zarządzania relacjami z klientami

System M2 / CRM (Customer Relationship Management) to system zarządzania relacjami z klientami, obejmujący najważniejsze obszary funkcjonalne procesu obsługi klienta. Przeznaczony dla średnich i dużych przedsiębiorstw z sektora handlu i usług. W pozostałych branżach może być wdrożony jako uzupełnienie istniejącego systemu ERP lub systemu rozliczania (billing), bądź w wybranych departamentach (np. Dział Windykacji, Dział Obsługi Klientów Kluczowych, Dział Kontaktów z Partnerami, Dział Sprzedaży).

Korzyści biznesowe: Dla szczebla zarządzającego narzędzie umożliwia dostęp do najświeższych informacji o pracy firmy. Powoduje większe zadowolenie klientów poprzez polepszenie jakości obsługi klienta (kilka firm, które wdrożyły M2 / CRM pomyślnie przeszły audyt jakości ISO z zakresu obsługi klienta). Ułatwia proces planowania sprzedaży i pozwala śledzić aktualną realizację planów i szans (forecast). Przyspiesza proces sprzedaży.

Pozwala prowadzić aktywne działania marketingowe. Jest dobrym narzędziem służącym do rozliczania i motywowania pracowników. Pozwala zachować zdobyte informacje o firmach i osobach i uniezależnić się od fluktuacji kadry. Pozwala przewidzieć przyszłe wpływy i zarządzać przepływem gotówki (w połączeniu z M2 / Costs Management System możliwe jest sporządzanie pełnego cash flow). Pozwala usystematyzować procedury obsługi sprzedaży.

Pracownikom system pomaga organizować czas (kalendarz, harmonogram, plany, zadania, przypomnienia), przechowywać wynik pracy (dokumenty, oferty, faksy, poczta), dzielić się wiedzą, poznawać historię osób, firm, kontaktów. Przyspiesza przygotowywanie ofert (szablony), rozliczanie się z wykonanej pracy, prowadzenie działań ad-hoc. Systematyzuje pracę i pozwala na szybsze wdrożenie do pracy.

• Wybrany, zainstalowany i sprawdzony przez kilkunastu polskich Klientów z różnych branż - od firmy 15 osobowej do firmy zatrudniającej 2000 pracowników.
• Napisany na wydajnej i wygodnej platformie dostarczonej przez IBM.
• Przygotowany przez stabilną i kompetentną firmę będącą partnerem biznesowym IBM, zatrudniającą najlepszych specjalistów Lotus Domino / Notes.
• Dostosowany do polskich realiów, wyposażony w polski i angielski (opcja *) język interfejsu użytkownika.
• Sprzedawany i rozwijany na rynku od 10 lat i uwzględniający opinie i doświadczenia użytkowników.
• Klient posiada duży wpływ na funkcje, strukturę i interfejs programu.
• Klient może otrzymać kody źródłowe aplikacji i ją samodzielnie rozwijać.
• Konkurencyjna cena aplikacji i sposób licencjonowania.
• Szybki czas realizacji zamówienia.
• Szybki czas wdrożenia.
• Wygodne warunki płatności.
• M2 / CRM może być jedynym narzędziem realizowania procedur, aby można było wprowadzić w przedsiębiorstwie normę jakości ISO.
• Posiada rozbudowaną funkcjonalność i szeroki zakres przechowywanych danych.
• Przejrzysty i delikatny interfejs dostosowany do przyzwyczajeń większości użytkowników.

• Baza firm odzwierciedlająca strukturę zależności poszczególnych jednostek (każda firma posiadać może oddziały, do 6 adresów, informacje o zarządzie, informacje ewidencyjne i rejestrowe, konta bankowe, departamenty, powiązania z innymi firmami - nadrzędne i podrzędne, statusy, typy współpracy, oferowane produkty, marki, pracowników, wielkość, kapitał, źródło kapitału, klientów i wiele innych, do 32 adresów email, do 32 adresów WWW).
• Baza osób odzwierciedlająca strukturę organizacyjną (każda osoba posiada: adresy prywatne i służbowe, informacje o pozycji w firmie, pozycji w hierarchii, status, historię kariery, do 32 telefonów prywatnych, służbowych, komórkowych, do 32 adresów email, do 32 adresów WWW, informacje o hobby, rodzinie itp.).
• Aplikacja uwzględnia wymagania Głównego Inspektora Danych Osobowych w zakresie budowy systemów informatycznych.
• Zarządzana przez administratora lista sektorów (branż).
• Lista i daty otrzymanych od klienta oświadczeń (np. upoważnienie do wystawiania faktur bez podpisu, KRS, NIP itp.).
• Przypominanie o rocznicach (imieniny, urodziny).
• Historia zmian (kariery, funkcje, stanowiska, zmiany nazwy firmy, zmiany kapitałowe firmy itp., zmiany ważnych danych we wszystkich dokumentach).
• Silne szyfrowanie informacji tajnych, wskazywanie uprawnionych do dostępu do informacji prywatnych.
• Utajnianie informacji np. dla uczestników spotkania, dla działu, dla całej firmy.
• Informacja o historii kontaktów pracowników z klientami - telefony, poczta, dokumenty, spotkania, plany, zadania, szanse sprzedaży (forecast), złożone oferty, podpisane kontrakty, umowy serwisowe, zdarzenia serwisowe, itp.
• Śledzenie aktywności pracowników.
• Przejrzysty, hierarchiczny, sposób prezentacji informacji.
• Poczta z i do aplikacji bezpośrednio wiązana z firmą, osobą lub dowolnym innym dokumentem.
• Rozbudowane planowanie, kontrola sprzedaży i zarządzanie szansami sprzedaży (forecast).
• Raporty dla Zarządu obrazujące dynamikę sprzedaży, spełniające wymogi działających w Polsce funduszy inwestycyjnych.
• Szybkie raporty dla Zarządu pokazujące aktualną realizację.
• Szczegółowe raporty prezentujące sprzedaż zrealizowaną i planowaną w rozbiciu na: klientów, handlowców, działy, fazy, chronologicznie.
• Eksport raportów i danych do Microsoft Excel, Microsoft Word, OpenOffice.org, dokumentów tekstowych itd.
• Obsługa procesu sprzedaży (plan/szansa, oferta, kontrakt, serwis).
• Możliwość wysyłania wielu ofert w ramach jednego projektu.
• Możliwość uwzględnienia w sumie pozycji oferty tylko wybranych pozycji.
• Możliwość oferowania kompletów (np. komputer PC składający się z podzespołów lub zintegrowana usługa wdrożeniowa na którą składa się wiele innych usług i towarów).
• Możliwość wydruku oferty w dowolnym formacie (szablon Microsoft Word lub OpenOffice.org Write).
• Możliwość automatycznego dołączenia do oferty karty katalogowej produktu.
• Możliwość zakończenia projektu na etapie kontraktu lub automatyczne przejście do etapu opieki.
• Możliwość stworzenia kontraktu typu opieka serwisowa.
• Obsługa procesu dostawy (zamówienie, dostawa do klienta, instalacja, kontrola przesyłek kurierskich i statusu dostawy).
• Możliwość zdefiniowania jednego zamówienia do wielu kontraktów.
• Możliwość dzielenia paczek towarów.
• Możliwość tworzenia kompletów.
• Obsługa gwarancji i serwisu pogwarancyjnego lub umowy opieki.
• Obsługa zdarzeń serwisowych w ramach gwarancji i po gwarancji.
• Obsługa wielu magazynów, śledzenie stanów, kontrola przyjęć.
• Kontrola płatności i rejestr wystawionych faktur.
• Moduł wystawiania faktur wg dowolnego wzoru (opcja).
• Współpraca z systemem M2 / Costs Management System, a przez to tworzenie pełnych raportów przepływu gotówki (cash flow), należności, zobowiązań, podatku VAT, podatku dochodowego, kosztów stałych i zmiennych.
• Możliwość komunikacji z zewnętrznymi systemami księgowymi (np. Exact Globe, Symfonia, Oracle Financials) - eksport i import faktur, export i import stanów magazynowych.
• Automatyczne pobieranie kursów walut z Internetu (opcja).
• Przygotowywanie i drukowanie pism, protokołów, gwarancji, ofert itp. wg dowolnego szablonu przygotowanego w Lotus Designer, MS Word lub OpenOffice.org.
• Rejestr korespondencji, w tym drukowanie dziennych zestawień korespondencji i naklejek na koperty.
• Zarządzanie projektami marketingowymi (budżetowanie, zarządzanie fazami, podział kosztów na działy, firmy zaangażowane z zewnątrz).
• Zarządzanie strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa (Piony / Działy / Pracownicy).
• Zlecanie i rozliczanie zadań (akceptacja, delegacja, kontrola terminów, informacja o przekładanych terminach, przyczyny anulowania itd.).
• Zadania własne pracowników.
• Kalendarze pracowników, automatyczne powiadomienia pocztowe o terminach.
• Zestawienia zaległości, planowanych działań itp.
• Synchronizacja z kalendarzem, zadaniami i pocztą Lotus Notes (a także z urządzeniami typu PDA, Palm i telefonami komórkowymi z funkcją organizera, np. telefony oparte na systemie Symbian, Windows Mobile, Android, iPhone).
• Nowy szablon skrzynki pocztowej R6.
• Kalendarz działań całej firmy.
• Wysyłanie i odbieranie poczty służbowej (listy związane są automatycznie z osobą, firmą lub projektem), konwertowanie poczty.
• Koordynacja zdarzeń przez osoby odpowiedzialne za klientów (firmy, osoby), projekty, zadania.
• Dostęp i praca z CRM przez pracowników korzystających z urządzeń przenośnych (notebook, PDA, telefony komórkowe).
• Rozsyłanie korespondencji seryjnej (szablony pism, naklejki, koperty, faksy, e-mail), masowe wysyłanie korespondencji, akcje promocyjne - M2 / CRM ma w sobie wbudowaną aplikację M2 / Mass Mailing.
• Możliwość wysyłania wiadomości pocztowej w postaci zagnieżdżonego MIME (z grafiką i układem graficznym) lub jako zwykły tekst lub jako HTML.
• Nowe pola w mass-mailingu: konto usług i hasło, pozwalające masowo zawiadomić klientów np. o konieczności wypełnienia ankiety.
• Współpraca z programem M2 / Internet Survey, pozwalajacym tworzyć i publikować na WWW dowolne ankiety przez laika, eksportować dane do SPSS, Statistica lub MS Excel w celu profesjonalnej obróbki danych.
• Automatyczne powiadomienia pocztowe m.in. o terminach ofert, realizacji, dostawy, imienin, urodzin, zakończeniu okresu serwisowego/gwarancyjnego, zaległych dokumentach, ofertach, w których nic się nie dzieje.
• Zarządzanie bazą produktów, cennikami, opisami katalogowymi (z możliwością ich automatycznego umieszczenia w ofercie).
• Zaawansowane wyszukiwanie, w tym przeszukiwanie pełnotekstowe, wyszukiwanie w treści dokumentów, wyszukiwanie w Internecie, wyszukiwanie telefonów, wyszukiwanie adresów e-mail.
• Lokalizacja miejscowości na mapie Polski (korzystając z publicznie dostępnych serwisów internetowych).
• Lokalizacja ulic na planach największych miast (korzystając z publicznie dostępnych serwisów internetowych).
• Baza wiedzy i dokumentów, materiałów reklamowych i marketingowych.
• Możliwość dołączania dowolnych typów załączników (podobnie jak w poczcie) - będących ofertą, kontraktem, wynikiem zadania, wynikiem projektu marketingowego.
• Możliwość załączania dokumentów COM/OLE (osadzanie innych aplikacji w M2 / CRM).
• Łatwy wybór daty z kalendarza lub z szybkich podpowiedzi, np. jutro, pojutrze, za tydzień itp.
• Każdy dokument posiada możliwość określenia wielu osób uczestniczących w jego realizacji, np. kto realizuje, kto jest za co odpowiedzialny, kto akceptuje, kto opiekuje się klientem od strony handlowej, kto od strony technicznej, kto jest odpowiedzialny za projekt ze strony klienta, kto współpracuje ze strony klienta, kogo powiadomić o zadaniu, o kontakcie, kto realizuje poszczególne fazy projektu marketingowego i wiele innych.
• Profile zainteresowań - osoby uprawnione mogą włączyć profil zainteresowania polegający na informowaniu przez system ich o wszystkich ważnych zmianach zachodzących w odniesieniu do wskazanego klienta, osoby, projektu, spotkania etc.
• Panele użytkowników prezentujące wszystkie istotne dla pracowników informacje.
• Panel dla Zarządu/Dyrekcji prezentujący zagregowane dane finansowe.
• Wszystkie słowniki i źródła list, to definiowane przez Klienta wartości pozwalające na dowolne ich modyfikacje.
• Aplikacja posiada bardzo rozbudowane możliwości konfiguracyjne.
• Dowolne inne funkcje wymagane przez Zamawiającego.

• Wydajna obsługa wielu procesorów.
• Praca w strukturze rozproszonej na wielu serwerach.
• Synchronizacja danych pomiędzy nieograniczoną ilością serwerów.
• Bezpieczna komunikacja z klientami poprzez interent, VPN, extranet, intranet (szyfrowana komunikacja pomiędzy klientem a serwerem).
• Klastrowanie aplikacji (rozkładanie obciążenia na wiele serwerów, synchronizacja danych).
• Możliwość komunikacji z systemami zewnętrznymi (bazy relacyjne, API, eksport i import).
• Praca z aplikacją przez dedykowanego klienta lub przeglądarkę WWW (opcja).
• Łatwo intergrowalny z innymi produktami IBM, np. Domino Workflow, Sametime i produktami M2 NET: M2 / Costs Management System, M2 / Content Management System, M2 / Workflow.

• Od klienta nie jest wymagana żadna wiedza techniczna i informatyczna. Wdrożeniowcy M2 NET lub dedykowanego przez nas partnera zainstalują oprogramowanie na przeznaczonej do tego maszynie (serwer + stacje użytkowników) lub M2 NET dostarczy niezbędny sprzęt.
• W cenę licencji wliczone jest szkolenie dla administratora i dla pięciu użytkowników.
• Klient otrzymuje wyczerpującą dokumentację użytkownika i administratora w formie elektronicznej lub drukowanej.
• W trakcie wdrożenia i po jego zakończeniu Klient może wprowadzać własne modyfikacje oprogramowania.
• Wszelkie szablony i wydruki są definiowalne przez Klienta (w Lotus Designer lub w Microsoft Word lub w OpenOffice.org Write).
• Nie jest wymagana wiedza dotycząca administracji systemem Lotus Domino - CRM jest niemal bezobsługowy od strony administracyjnej (wymagane jest jedynie generowanie kont nowych użytkowników), ale M2 NET może przejąć lub wspomagać administrację w bardziej złożonym środowisku.
• M2 /™ CRM jest aplikacją przygotowaną na platformie IBM Lotus Domino i wymaga posiadania lub zakupienia niezbędnych licencji IBM Lotus Domino. M2 NET na życzenie Klienta zaproponuje i dostarczy odpowiednie licencje bez dodatkowych kosztów obsługi.
• W przypadku wspólnego zakupu licencji M2 / CRM i IBM Lotus Domino/Notes, w cenę wdrożenia wliczona jest instalacja środowiska Lotus Domino/Notes.

• OS/390
• OS/400
• OS/2
• AIX
• HP-UX
• Sun Solaris (Intel i Sparc)
• Linux
• *BSD (z wkompilowaną obsługą Linuxa)
• Windows 2000/2003/2008

• Windows 95/98/2000/NT/XP/Vista/7
• Macintosh PPC
• Macintosh X
• Linux (z Wine)

• Wszystkie współczesne przeglądarki (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome)