M2 /™ Kancelaria
rejestracja i dekretowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej

System gromadzi korespondencję oraz rejestruje dokumenty przychodzące i wychodzące. Dokumenty mogą pochodzić z różnych mediów: serwera faksu, maszyny skanującej oraz z zarejestrowanego formularza, gdzie użytkownicy wpisują najważniejsze informacje z dokumentów źródłowych. Wszystkie dokumenty automatyczne otrzymują kolejne lub unikalne numery zgodne z instrukcją kancelaryjną. System umożliwia tworzenie różnorodnych teczek (wiążących dowolne dokumenty) oraz nadawanie praw dostępu do teczek.

KORZYŚCI

• Wspiera przestrzeganie zasad normy ISO 9001 i procedur
• Zapewnia bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów
• Przechowuje w uporządkowany sposób wszystkie przechodzące przez firmę dokumenty, zdjęcia, obrazy, pliki, obiekty OLE itp.
• Ułatwia zarządzanie dokumentami poprzez zapisywanie historii zmian i wersji dokumentów
• Usprawnia proces podejmowania decyzji
• Ogranicza czas realizacji zadań
• Umożliwia prowadzenie tajnej kancelarii
• Pozwala na wdrożenie infrastruktury PKI

• Rejestracja oraz automatyczna numeracja korespondencji wchodzącej i wychodzącej
• Wygodna dekretacja pism
• Łatwa implementacja wymogów obowiązującej instrukcji kancelaryjnej
• Rozbudowany i elastyczny system uprawnień
• Szyfrowane połączenia i bazy danych, bezpieczny dostęp przez WWW
• Kontrola realizacji określonych statusów pisma i automatyczne powiadomienia pracowników
• Tworzenie teczek spraw z ustalonymi prawami dostępu, spisem treści i listą wymaganych dokumentów
• Historia i powiadamianie o zmianach w dokumentach
• Integracja ze skanerami - możliwość przesyłania dokumentów skanowanych oraz ich przeszukiwanie (z modułem OCR)
• Przeszukiwanie pełnotekstowe wszystkich dokumentów i załączników
• Zaawansowane raporty, zestawienia i przekroje